K2 doet nog altijd wat het moet doen. Dat is meestal net het probleem: het werkt, dus niemand raakt eraan, en ondertussen loopt de licentiefactuur door en wordt de kennis om het aan te passen schaarser. Wie vandaag naar Power Platform kijkt, doet dat zelden omdat K2 stukgaat. Het is de licentiefactuur en de versnippering die op een bepaald moment niet meer uit te leggen zijn.
Wij begeleidden zo'n overstap bij een productiebedrijf met zo'n 600 medewerkers, voor de SAP-goedkeuringen van aankopen, budgetten en documenten, uitgerold over meerdere sites wereldwijd. Hieronder wat die migratie praktisch inhoudt: waar u begint, hoe de koppeling met SAP eruitziet, en de vier dingen die aanzienlijk meer werk bleken dan ze op papier leken.
Waarom organisaties van K2 af willen
De directe aanleiding is bijna altijd de licentiekost. Die staat op de begroting, is elk jaar zichtbaar, en levert steeds moeilijker een verhaal op tegenover een platform dat u vaak al in huis heeft via Microsoft 365.
De tweede reden weegt op termijn zwaarder: versnippering. Goedkeuringen zitten verspreid over verschillende systemen, elk met een eigen scherm, eigen mails en eigen logica. Niemand heeft één plek waar alles samenkomt. Het doel van de overstap is dan ook niet louter besparen, maar goedkeuringen centraliseren — over al die systemen heen, in Teams, via Power Automate-approvals. Eén inbox waar een manager alles ziet en afhandelt, in plaats van vier.
Begin bij de goedkeuringsmatrix, niet bij de flows
De verleiding is groot om meteen flows te gaan bouwen. Doe dat niet. Het eerste wat u in kaart brengt is de goedkeuringsmatrix: wie moet wat goedkeuren, en waarvan hangt dat af.
In de praktijk hangt dat af van meerdere dimensies tegelijk. Bij dit bedrijf bepaalden de service line, het bedrag en het land samen wie er moest tekenen. Soms was dat één persoon, soms meerdere na elkaar, soms meerdere tegelijk.
Naast de matrix brengt u meteen de integratiemogelijkheden in kaart. Welke systemen moeten aangesproken worden, wat is daarvan al ontsloten, en wat moet er nog beschikbaar gemaakt worden? Dat antwoord bepaalt in grote mate de doorlooptijd van het hele traject.
De koppeling met SAP loopt via Azure API Management
Power Automate praat in dit geval niet rechtstreeks met SAP. Alle SAP-endpoints staan achter Azure API Management, en onze flows spreken die laag aan om gegevens op te halen en terug te schrijven.
Dat is meer dan een technisch detail. Het houdt de SAP-kant in beheer van het team dat daarover gaat, geeft één plek voor authenticatie, throttling en logging, en zorgt dat een wijziging aan SAP-zijde niet meteen elke flow raakt. Staat die laag er al — en bij organisaties van deze omvang is dat vaak zo — dan is de integratie beduidend minder werk dan verwacht.
Vier dingen die meer werk zijn dan ze lijken
De flows zelf zijn zelden het probleem. Het werk zit in wat eromheen hangt.
Ten eerste: de goedkeuringsregels ophalen. Die zaten in een SQL-database, verspreid over verschillende tabellen. Om één goedkeurder te bepalen moesten meerdere tabellen gecombineerd worden. Reken erop dat dit geen simpele lookup wordt, en dat u die logica op één plek wil houden in plaats van ze over uw flows uit te smeren.
Ten tweede: de business moet de matrix zelf kunnen beheren, en niet per regel. Wanneer een reorganisatie tientallen goedkeurders tegelijk verschuift, is een scherm met één rij per keer onwerkbaar. Wij hebben daarom een Excel-import en -export voorzien richting de SQL-database, zodat sleutelgebruikers in bulk kunnen aanpassen in de tool die ze toch al gebruiken.
Ten derde: afwezigheden. Een SAP-goedkeuring mag niet blijven hangen omdat iemand twee weken op vakantie is. Per type flow kan een SLA ingesteld worden. We controleren via de Outlook-connector of een goedkeurder een afwezigheidsbericht heeft ingesteld; is dat zo, dan escaleert de goedkeuring naar het niveau erboven. Daarnaast kunnen goedkeurders zelf een back-up aanduiden.
Ten vierde: logging. Voor audit moet achteraf aantoonbaar zijn wie wat wanneer heeft goedgekeurd, en waarom die persoon aan de beurt was. We schrijven alles weg naar aparte audittabellen. Bouw dat vanaf dag één in. Achteraf reconstrueren wat een flow gedaan heeft, gaat niet.
Rol uit per land, niet in één keer
Bij een internationale organisatie is het land de logische eenheid om per keer over te schakelen. Goedkeuringsregels, bedragen en gebruiken verschillen nu eenmaal per vestiging, en dat wilt u één keer tegelijk tegenkomen in plaats van allemaal samen.
Per land lieten we key users eerst testen op hun eigen situatie. Pas als zij bevestigden dat hun goedkeuringen correct liepen, schakelden we dat land om. Dat levert twee dingen op: u vangt de afwijkingen op waar ze thuishoren, en u bouwt in elk land iemand op die de nieuwe manier van werken kan uitleggen aan de collega's. Die tweede opbrengst wordt vaak onderschat.
Zo pakten we dit aan
Een verouderd K2-systeem vervangen door Power Automate-goedkeuringsflows met SAP-integratie, uitgerold over meerdere sites wereldwijd.